Biến lựa chọn phần mềm thành một đợt triển khai có kiểm soát

Xác định kết quả vận hành trước khi lập danh sách tính năng

Hãy bắt đầu từ công việc cần cải thiện. Mô tả quy trình hiện tại bằng ngôn ngữ đơn giản: ai bắt đầu, quyết định nào được đưa ra, thông tin được chuyển cho người khác ở đâu và chủ sở hữu cần xem những gì ở cuối. Điều này ngăn việc so sánh tính năng dài dòng che giấu vấn đề vận hành thực tế.

Chọn một số lượng nhỏ kết quả có thể kiểm tra được sau khi khởi chạy. Một nhà hàng có thể muốn ít mục nhập đơn hàng lặp lại hơn, một khách sạn có thể muốn có bảng phân công tình trạng sẵn sàng phòng rõ ràng hơn và người điều hành nhiều địa điểm có thể muốn có một chế độ xem nhất quán hàng ngày. Ghi lại đường cơ sở hiện tại nơi có đường cơ sở để nhóm có thể so sánh quy trình công việc mới một cách trung thực.

• Nêu tên một chủ sở hữu triển khai chịu trách nhiệm
• Viết ra quy trình làm việc hiện tại và các điểm cản trở của nó
• Tách biệt các yêu cầu khởi chạy thiết yếu khỏi các cải tiến sau này
• Chọn hai hoặc ba thước đo thành công có thể quan sát được

Lập sơ đồ người dùng, quyền, dữ liệu và thiết bị kết nối

Liệt kê mọi vai trò sẽ liên quan đến hệ thống và thông tin hoặc hành động tối thiểu mà mỗi vai trò cần. Người quản lý, nhân viên tuyến đầu, người sử dụng tài chính và chủ sở hữu hiếm khi cần quyền truy cập giống nhau. Thiết kế quyền sớm sẽ bảo vệ thông tin nhạy cảm và giữ cho màn hình hàng ngày luôn tập trung.

Chuẩn bị thông tin mà hệ thống mới cần trước khi bắt đầu cấu hình. Làm sạch tên sản phẩm, hồ sơ phòng hoặc tài sản, trường khách hàng, số dư đầu kỳ và danh sách nhân viên sẽ dễ dàng sửa trước khi nhập hơn so với khi ra mắt. Máy in tài liệu, thiết bị đầu cuối, máy quét, thiết bị thanh toán và tích hợp riêng biệt vì sự phê duyệt của phần cứng và bên thứ ba có thể có thời gian thực hiện khác nhau.

• Ma trận vai trò và quyền
• Chủ sở hữu dữ liệu và tệp nhập được phê duyệt
• Yêu cầu kiểm tra phần cứng và mạng
• Các phụ thuộc thanh toán hoặc tích hợp
• Kỳ vọng duy trì và dự phòng

Thí điểm quy trình làm việc thực tế chứ không phải kịch bản thuyết trình

Một phi công hữu ích sau một ngày làm việc bình thường. Kiểm tra các lộ trình bận rộn nhất và dễ xảy ra lỗi nhất, các trường hợp ngoại lệ như hủy hoặc thay đổi, quy trình cuối ngày, báo cáo và chuyển giao giữa các nhóm. Sử dụng hồ sơ kiểm tra an toàn thay vì thông tin riêng tư của khách hàng hoặc người thuê khi không yêu cầu bộ dữ liệu sản xuất.

Giữ phi công đủ nhỏ để quan sát chặt chẽ. Một vị trí, bộ phận hoặc quy trình làm việc đại diện có thể bộc lộ những lỗ hổng về cấu hình và đào tạo mà không buộc toàn bộ tổ chức phải thông qua chúng cùng một lúc. Mỗi vấn đề đều ghi chủ sở hữu, quyết định và thời hạn; đừng để cuộc trò chuyện thân mật trở thành bản ghi triển khai duy nhất.

• Hành trình giao dịch, dịch vụ thông thường
• Thay đổi, đảo ngược và xử lý ngoại lệ
• Đóng ca, ngày hoặc kỳ
• Báo cáo của người quản lý và chủ sở hữu
• Quy trình ngoại tuyến hoặc dự phòng

Chuẩn bị đội ngũ cho ngày triển khai

Việc đào tạo phải tuân theo công việc mà mỗi người thực hiện. Cung cấp cho các nhóm tuyến đầu những buổi thực hành ngắn bằng cách sử dụng các nhiệm vụ thực tế và cung cấp cho người giám sát một lộ trình riêng để phê duyệt, chỉnh sửa và báo cáo. Một cuộc trình diễn dài hiếm khi đủ cho những nhân viên chỉ sử dụng một phần của hệ thống.

Công bố kế hoạch chuyển đổi rõ ràng: khi nào các bản ghi cũ ngừng thay đổi, khi nào dữ liệu cuối cùng được nhập, ai xác nhận mức độ sẵn sàng và cách nhóm sẽ yêu cầu trợ giúp trong ca đầu tiên. Nếu hệ thống cũ và mới phải chồng chéo lên nhau, hãy xác định chính xác hệ thống nào là nguồn gốc của sự thật cho từng thời kỳ.

• Thực hành dựa trên vai trò đã hoàn thành
• Đã xác nhận ngày ra mắt và trách nhiệm chuyển giao
• Đã đồng ý phạm vi hỗ trợ tại chỗ hoặc từ xa
• Các bước dự phòng được chia sẻ với người giám sát
• Đã quyết định truy cập hệ thống cũ và lưu giữ hồ sơ

Dùng 30 ngày đầu tiên để ổn định và cải thiện

Xem lại quá trình triển khai hàng ngày trong vài ngày hoạt động đầu tiên, sau đó hàng tuần trong những ngày còn lại của tháng. Tách các câu hỏi đào tạo khỏi các vấn đề về cấu hình và các lỗ hổng của sản phẩm chính hãng. Sự khác biệt đó giúp việc theo dõi diễn ra nhanh hơn và ngăn không cho giải pháp thay thế trở thành một quy trình vô tình vĩnh viễn.

Vào cuối 30 ngày, hãy so sánh kết quả đã thống nhất với đường cơ sở, xác nhận rằng việc báo cáo và quyền vẫn phù hợp và quyết định những cải tiến nào sẽ thuộc về giai đoạn tiếp theo. Giai đoạn thứ hai được kiểm soát thường an toàn hơn việc thêm mọi tùy chọn được yêu cầu trong quá trình khởi chạy.

• Ngày 1–3: giải quyết các rào cản và quan sát việc sử dụng thực tế
• Tuần 1: xem xét chất lượng dữ liệu, quyền và ngoại lệ
• Tuần 2–4: so sánh kết quả và tinh chỉnh quy trình làm việc
• Ngày 30: giải quyết các vấn đề triển khai và phê duyệt giai đoạn tiếp theo

Tiếp tục với hướng dẫn phù hợp cho hoạt động của bạn

Trình tự triển khai vẫn tương tự nhưng quy trình công việc cần thử nghiệm sẽ khác nhau tùy theo ngành và sản phẩm. Sử dụng hướng dẫn Joony có liên quan để xác định các yêu cầu dành riêng cho sản phẩm trước khi lập kế hoạch triển khai.