Превратите выбор программного обеспечения в управляемое внедрение.

Определите результат работы перед списком функций

Начните с работы, которую необходимо улучшить. Опишите текущий процесс доступным языком: кто его начинает, какие решения принимаются, где информация передается другому человеку и что владелец должен увидеть в конце. Это не позволяет длинному сравнению функций скрыть реальную проблему эксплуатации.

Выберите небольшое количество результатов, которые можно будет проверить после запуска. Ресторану может потребоваться меньше повторных записей о заказах, отелю может потребоваться более четкая передача готовности номеров, а оператору, работающему в нескольких точках, может потребоваться один последовательный ежедневный просмотр. Запишите текущий базовый уровень там, где он существует, чтобы команда могла честно сравнить новый рабочий процесс.

• Назовите одного ответственного владельца внедрения
• Запишите текущий рабочий процесс и его проблемные места.
• Отделите основные требования к запуску от последующих улучшений.
• Выберите два или три наблюдаемых показателя успеха.

Сопоставление пользователей, разрешений, данных и подключенного оборудования

Перечислите каждую роль, которая будет иметь отношение к системе, а также минимальную информацию или действия, необходимые для каждой роли. Менеджерам, рядовому персоналу, пользователям финансов и владельцам редко нужен одинаковый доступ. Заблаговременное проектирование разрешений защищает конфиденциальную информацию и позволяет сосредоточиться на повседневных экранах.

Перед началом настройки подготовьте информацию, необходимую новой системе. Чистые названия продуктов, записи о комнатах или объектах недвижимости, поля клиентов, начальные балансы и списки сотрудников легче исправить перед импортом, чем во время запуска. Документируйте принтеры, терминалы, сканеры, платежные устройства и интеграции отдельно, поскольку время утверждения оборудования и сторонней организации может отличаться.

• Матрица ролей и разрешений
• Владелец данных и утвержденный файл импорта
• Необходимая проверка оборудования и сети
• Зависимости оплаты или интеграции
• Ожидания по хранению и резервному копированию

Тестируйте реальный рабочий процесс, а не презентационный сценарий

Полезный пилот следует обычному рабочему дню. Протестируйте самые загруженные и подверженные ошибкам пути, такие исключения, как отмены или изменения, процедуры конца дня, отчеты и передачу обслуживания между командами. Используйте безопасные записи испытаний, а не частную информацию о клиентах или арендаторах, когда набор производственных данных не требуется.

Ограничьте пилот так, чтобы за ним можно было внимательно наблюдать. Одна типичная локация, отдел или рабочий процесс помогут выявить пробелы в настройке и обучении без риска для всей организации. Для каждой проблемы назначьте ответственного, решение и срок; не оставляйте историю внедрения только в неформальной переписке.

• Обычная транзакция или цикл обслуживания
• Изменения, отмены и обработка исключений
• Закрытие смены, дня или периода
• Отчетность менеджера и владельца
• Автономная или резервная процедура

Подготовьте людей к запуску

Обучение должно соответствовать работе, которую выполняет каждый человек. Дайте командам, работающим на передовой линии, короткие практические занятия с использованием реалистичных задач и предоставьте руководителям отдельный путь для утверждений, исправлений и отчетности. Одной длительной демонстрации редко бывает достаточно для персонала, который будет использовать только часть системы.

Опубликуйте четкий план перехода: когда старые записи перестанут меняться, когда будут импортированы окончательные данные, кто подтвердит готовность и как команда будет запрашивать помощь в первые смены. Если старая и новая системы должны пересекаться, определите, какая из них является источником истины для каждого периода.

• Ролевая практика завершена
• Дата запуска и обязанности по переключению подтверждены
• Согласована поддержка на месте или удаленная поддержка
• Запасные шаги доступны супервизорам
• Решение о доступе к старой системе и сохранении записей

Используйте первые 30 дней для стабилизации и улучшения.

Просматривайте развертывание ежедневно в течение первых нескольких рабочих дней, а затем еженедельно до конца месяца. Отделяйте вопросы обучения от проблем конфигурации и реальных недостатков продукта. Это различие ускоряет последующие действия и предотвращает превращение обходного пути в случайный постоянный процесс.

По истечении 30 дней сравните согласованные результаты с базовым уровнем, подтвердите, что отчетность и разрешения по-прежнему актуальны, и решите, какие улучшения относятся к следующему этапу. Контролируемый второй этап обычно безопаснее, чем добавление всех запрошенных опций во время запуска.

• Дни 1–3: устраните блокировщики и наблюдайте за реальным использованием.
• Неделя 1: проверка качества данных, разрешений и исключений
• Недели 2–4: сравните результаты и уточните рабочий процесс.
• День 30: закройте проблемы с развертыванием и утвердите следующий этап.

Продолжить работу с руководством по эксплуатации

Последовательность реализации остается аналогичной, но рабочие процессы, требующие тестирования, различаются в зависимости от отрасли и продукта. Используйте соответствующее руководство Joony, чтобы определить требования к конкретному продукту перед планированием развертывания.